Manajemen Organisasi

PENDAHULUAN

• Pengorganisasian

Mengusahakan hubungan secara efektif antar orang-orang yang melahirkan kerjasama yang efisien sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan. Dengan kata lain, suatu tugas yang dikerjakan secara terorganisir seharusnya terselesaikan dengan lebih baik dan lebih cepat daripada tugas yang sama yang dikerjakan dengan tidak terorganisir.

Maka jika kita “berorganisasi” tetapi hasil kerja kita tidak lebih baik dan lebih cepat dibandingkan pekerjaan orang lain; maka dapat dikatakan kita belum bisa berorganisasi.

• Management Organisasi

Merupakan ilmu yang sangat luas (diantaranya meliputi cara menjalankan organisasi, membangun sebuah tim, menetapkan anggaran belanja organisasi (AD/ART), merencanakan program kerja, mengalokasikan sumber daya, problem solving, effective planning, productive meeting, teknik kepanitiaan dll)

TEKNIK KEPANITIAAN KEGIATAN

Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.

Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :

1.      Munculnya ide/rencana kegiatan/program

2.      Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut

3.      Persiapan kegiatan

4.      Pelaksanaan kegiatan

5.      Evaluasi

•  (MEMUNCULKAN IDE)

Salah satu cara membangun rencana kegiatan adalah sbb :

1. Menentukan Tujuan (Visi)
2. Menentukan Sasaran-sasaran Antara (Misi); dilakukan jika dirasa perlu
3. Merencanakan kegiatan/aktivitas yang perlu dilakukan agar tujuan tercapai.Tetaplah berada pada bagian ini sampai anda mengetahui “Bagaimana cara anda mencapai tujuan anda. Kegiatan yang direncanakan hendaknya :
1. Bervariasi, kreatif dan menarik (Karena manusia akan bosan dengan kegiatan yang monoton)
2. Secara terencana melaksanakan kegiatan kolosal dan partisipatif (Untuk mengukuhkan peran dan eksistensi organisasi)

 

4. Menentukan waktu pelaksanaan kegiatan/aktivitas tersebut.

•  (RAPAT AWAL)

Persiapan rapat :

1. Menentukan waktu dan tempat rapat
2. Memilih peserta dan mengundangnya

Perangkat-perangkat Rapat :

1. Pimpinan Rapat Dengan tugas :
1. Membuka rapat
2. Menjelaskan tujuan rapat / masalah yang hendak dibahas
3. Memfasilitasi pembicaraan, merangsang kontribusi peserta, membatasi alur pembicaraan
4. Menyimpulkan dan menutup
2. Notulen (Hal-hal yang perlu dicatat : waktu dan tanggal rapat, nama pimpinan rapat, presensi peserta rapat, agenda yang dibahas, hasil-hasil rapat, tanda tangan pengesahan)
3. Agenda rapat
4. Peralatan penunjang (misalnya papan tulis, spidol, buku dll.)

Agenda rapat awal (hal-hal umum yang biasanya dibahas) :

1. Penentuan deskripsi kegiatan umum yang belum terdefinisi

Pada program kerja mungkin masih ada deskripsi kegiatan yang belum terdefinisi (bentuk kegiatan, nama kegiatan, dll.)

2. Time Scheduling

Standard time schedule :

Aktivitas	Waktu
	I	II	III	… …
A
B
…….

3. Strukturisasi Organisasi

·         Yang pertama kali dipilih biasanya adalah ketua

·         Dalam struktur biasanya yang selalu ada adalah sekertaris dan bendahara (Wakil dapat diadakan sesuai dengan kebutuhan)

·         Bidang-bidang yang ada disesuaikan dengan detail langkah yang perlu dilaksanakan (rujukan pada time schedule)

·         Usahakan padat karya dan jangan ada yang terlalaikan

·         Sistem komanda (kontrol, evaluasi, disiplin) yang dapat dilakukan :

o    Langsung kepada ketua

o    Melalui koordinator

o    Jika SDM kurang, maka dapat dilaksanakan fungsi yang merangkap

4. Job Description

Acuan job description dapat melalui time schedule yang telah ada.

Tujuan dari pendeskripsian tugas :

1.      Agar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang harus diselesaikannya

2.      Agar tidak ada tumpang tindih tugas

3.      Agar tidak ada tugas yang terlalaikan

4.      Agar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus menunggu komando dari ketua)

5.      Agar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat mereka mengetahui apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan)

5. Penentuan agenda lain yang baru dapat diselesaikan setelah ada struktur panitia (anggaran dana/ jenis kegitan yang dilakukan dsb.)

Kegiatan pasca rapat

Sosialisasi hasil rapat pada peserta yang berhalangan datang

•  (PERSIAPAN KEGIATAN)

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan rapat:

* Melaksanakan time schedule dan job description

Setiap anggota dituntut untuk berinisiatif (tidak menunggu disuruh baru bekerja) dan kreatif (mengusahakan agar tugasnya dapat terselesaikan dengan optimal) dalam menyelesaikan tugas-tugasnya guna mencapai tujuan.

* Membangun kekuatan keuangan

Dana merupakan masalah yang vital bagi tiap organisasi. Sumber pendanaan dapat diusahakan dari : sekolah/BP3, iuran/infaq anggota, donatur, usaha pencarian dana, sponsorship, kas organisasi dll.

* Perlu adanya jalur informasi & komunikasi intern

Kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)

* Perlu adanya pengarsipan yang baik

Agar evaluasi dan monitoring serta pembelajaran bagi angkatan selanjutnya dapat berjalan dengan efisien.

* Monitoring situasi

Ketua harus senantiasa memonitor/mengontrol situasi dan mengevaluasi persiapan kegitan melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.

* Kontrol, evaluasi dan disiplin

Akan sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Maka evaluasi berkala akan sangat bermanfaat untuk segera menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Pemantauan ghirah (semangat) panitia juga sangat penting. Jika ghirah panitia menurun, maka harus segera diantisipasi.

* Kebersamaan

Setiap panitia bertanggung jawab juga terhadap keberhasilan tugas panitia yang lain

•  (PELAKSANAAN KEGIATAN)

Beberapa hal umum yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan

* Tekhnikal meeting

Point-point penting yang dibahas pada saat tekhnikal meeting adalah:

1. Rundown acara

2. Tanggung jawab setiap individu pada saat acara

3. Plan A/ plan B (sebagai antisipasi apabila rencana belum berjalan seperti yang diinginkan)

4. Pembangkitan semangat anggota

* Evaluasi harian

Dilaksanakan apabila kegiatan lebih dari 1 hari, agar kegiatan dihari berikutnya tidak terjadi kesalahan yang sama.

•  (EVALUASI)

Inti yang dilakukan pada saat evaluasi

a. Sempurnakan aktivitas-aktivitas yang bermanaat dan “berhasil”

b. Kaji dan cari penyebab aktivitas-aktivitas yang “gagal”

c. Temukan dan hilangkan aktivitas-aktivitas yang tidak bermanfaat

d. efisienkan waktu kegiatan 

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Difinisi Administrasi:

Arthur Grager 

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

George Terry 

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sondang P. Siagian 

Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

William Leffingwell dan Edwin Robinson 

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.

Ciri-ciri Administrasi:

1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.
2. Adanya kerja sama
3. Adanya proses/usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya tujuan

Jenis-jenis surat:

A.    Bahasa Surat Niaga dan Surat Dinas.

Komunikasi melalui bahasa surat merupakan pesan  yang dikomunikasikan secara tertulis.

Agar komunikasi melalui surat menjadi lebuh efektif dan mampu menyampaikan pesan dengan tepat serta pembaca juga dapat memberikan respon yang positif terhadap isi pesan yang disampaikan oleh penulis, maka penulis harus menggunakan susunan kalimat dengan pilihan kata, ejaan, serta tanda baca (fungtuasi) yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Nada surat harus simpatik, sopan, menarik, luwes tapi lugas dan penulis harus menghindari pemakaian kata yang kurang tepat, yang bermakna ganda atau yang dapat menyinggung perasaan orang lain.

Bahasa surat dinas harus resmi karena digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari tingkatan yang paling rendah sampai tingkat yang paling tinggi untuk kepentingan administrasi pemerintah.

Bahasa surat niaga bersifat komplementer atau saling melengkapi. Penggunaan bahasanya lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat dinas, karena surat dinas lebih merujuk kepada surat sebelumnya, seperti surat perintah, surat tugas, atau surat keputusan.

Akan tetapi penggunaan bahasa pada surat dinas maupun surat niaga tetap harus jelas, lugas, sederhana, tidak meragukan, mudah dan dapat cepat dipahami oleh pembaca.

1.      Ciri-ciri bahasa surat

a.       Jelas.

Jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti namun harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu dan kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan-pilihan kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

b.      Lugas.

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simpel). Jika diterapkan pada penulisan kalimat dalam surat berarti kalimat yang digunakan harus langsung menggunakan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki. Bahasa surat lugas diwujudkan dalam bahasa yang hemat dan jelas. Hemat berarti tidak boros dalam penggunaan kata, tetapi tetap dengan cakupan makna yang lengkap. Jelas berarti tidak kabur dan mudah dipahami oleh pembaca.

Cara yang dapat digunakan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut.

1)      Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan.

2)      Menghilangkan basa-basi.

3)      Menambah unsur penjelas yang hilang.

4)      Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga.

5)      Menempatkan tanda baca secara tepat.

c.       Menarik dan Sopan.

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah usang, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa menarik juga dapat menghindari pengulangan kata yang dapat mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara. Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa pada umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan serta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

2.      Penggunaan Bahasa dalam Surat-Menyurat.

a.       Ejaan.

  Penulisan huruf.

Huruf kapital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan berikut.

         Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang.

Misalnya: Cut Nyak Dien, Prof. Agung Saputra dan lain-lain.

         Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa.

Misalnya: bahasa Jepang, suku Jawa, dan lain-lain.

         Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang.

Misalnya: surat-menyurat, dan lain-lain.

         Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka penulisannya digabung.

Contohnya: melipatgandakan, dan lain-lain.

         Kata gabung yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpiasah, karena awalan dan akhiranya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan.

Misalnya: bertanggung jawab, dan lain-lain.

         Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata.

Misalnya: tanda tangan, daripada, dan lain-lain.

         Kata depan di, ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat atau arah, maka penulisannya dipisah.

Misalnya : dari kota, ke Palu, dan lain-lain.

         Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun.

Misalnya: saya pun, dan lain-lain.

         Kata bilangan dapat ditulis dengan tiga cara.

Misalnya: Pihak II, Pihak ke-2, Pihak kedua.

         Partikel per penulisannya dipisah dari kata yang mengikutinya. Arti dari partikel per, yaitu tiap, mulai, dan demi.

         Misalnya: per Juli 2013, per hektar, satu- persatu, dan lain-lain.

3.      Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing harus diperhatikan ketentuannya.

Misalnya:

Management : Manajemen.

Psychology      : Psikologi.

b.      Tanda Baca

1)      Tanda titik.

Pada akhir kata singkatan dipergunakan tanda titik.

a)      Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contohnya : nomor disingkat No.

b)      Dua kata yang disingkat, maka menggunakan dua tanda titik. Contohnya : Sarjana Teknik disingkat S.T.

c)      Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contohnya : dan kawan-kawan disingkat dkk.

2)      Tanda koma.

Tanda koma dapat digunakan untuk :

  Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, dan lain-lain.

  Memerinci hal yang lebih dari dua.

3)      Tanda titik dua.

Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, dan yaitu.

4)      Tanda garis miring.

Penggunaan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi.

Contoh: organisasi/perhimpunan.

Tanda garis miring dapat digunakan:

  Sebagai kata pengganti kata atau dan tiap.

  Pada penomoran surat, nomor alamat.

B.     Aneka Surat Dinas dan Surat Niaga

1.      Surat Dinas atau Resmi.

Surat dinas adalah surat yang isinya mengenai administrasi pemerintah yang dibuat oleh lembaga pemerintah. Surat dinas disebut juga surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi pemerintah, sehingga dalam penulisan suratnya ada korelasi antara peraturan pemerintah yang telah ditetapkan dengan peraturan yang telah diputuskan oleh masing-masing departemen.

Yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut:

a.       Surat pemberitahuan.

Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang mereka ketahui.

Ciri-ciri surat pemberitahuan antara lain.

  Bersifat mengirim surat kabar atau berita.

  Memberitahukan sesuatu, misalnya perubahan nomor telepon, pindah alamat, pembukaan kantor cabang baru, perubahan harga, dan lain-lain yang bersifat mengabarkan. Sedangkan surat pemberitahuan yang tidak semata-mata mengirimkan kabar tetai juga mengandung maksud khusus yang tercantum pada nama surat, yaitu menawarkan, memesan, memohon, melamar, dan sebagainya.

Sifat isi dari surat pemberitahuan yang dapat disampaikan dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu sebagai berikut.

  Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif dari pengirim surat.

  Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atau balasan atas surat yang telah diterima sebelumnya.

                        Struktur isi surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

         Bagian pembuka, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi masalah pokok surat.

         Baian isi, yaitu bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitakan.

         Bagian penutup, yaitu bagian yang pada umumnya berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan bila perlu dalam bagian ini pengirim dapat meminta tanggapan atau respon dari penerima surat.

b.      Surat undangan

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat pada waktu tertentu.

Undangan menurut kepentingannya ada 3 macam, yaitu sebagai berikut.

1)      Undangan resmi, dipakai untuk kepentingan resmi.

Contohnya undangan rapat suatu organisasi, undangan upacara kenegaraan, dan lain-lain. Undangan resmi dikeluarkan oleh badan atu oganisasi resmi, sehingga pengundang harus menyebut pihaknya dengan kata “kami”. Di dalam undangan resmi, kata “kami” dapat diganti denga menyebutkan jabatan (mewakili organisasi).

Ciri-ciri undangan resmi:

a.       Memakai kepala surat (kop surat).

b.      Memakai model atau bentuk surat yang standard.

c.       Menggunakan ragam bahasa resmi.

d.      Menggunakan kertas yang dihususkan untuk surat menyurat.

2)      Undangan setengah resmi, biasanya dibuat untuk perkumpulan keluarga, perkumpulan arisan, dan lain-lain.

Conohnya: undangan rapat keluarga, undangan syukuran, dan lain-lain.

Undangan setengah resmi untuk mewakilkan kelompok sehingga pengundang harus menyebutkan pihaknya dengan kata “kami” atau kata ganti jamak lain.

Ciri-ciri undangan setengah resmi :

a)      Tidak memakai kepala surat,

b)      Bentuk suratnya boleh tidak standar,

c)      Boleh menggunakan bahasa campuran (tidak harus bahasa resmi),

d)     Menggunakan kertas yang lazim dipakai untuk surat-menyurat.

3)      Undangan tidak resmi/undangan pribadi adalah undangan yang dibuat oleh perseorangan untuk keperluan dirinya sendiri.

Contohnya undangan ulang tahun,undangan syukuran,dan lain-lain.

Undangan pribadi untuk mewakili satu orang saja,pengundang harus menyebutkan dirinya dengan kata saya.

Dalam bagian penutup seringkali  pengundang mengucapkan terima kasih atas kehadiran orang yang diundang.hal ini tidak perlu dilakukan pada undangan pribadi karena pada taraf ini pengundang baru mengharapkan kehadiran seseorang,sedangkan orang yang diundang tersebut belum tentu hadir,sehingga ucapan terima kasih termasuk pemborosan kalimat.jadi,kalimat penutup undangan yang benar adalah sebagai berikut.

a)      Kami sangat mengharapkan kehairan Bapak/Ibu/Saudara.

b)      Kehadiran Anda merupakan kebahagiaan bagi kami.

c)      Kami menunggu kedatangan Anda.

d)     Atas perhatian Anda,kami ucapkan terima kasih.

C.    Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang kepada seseorang atau pejabat yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberi kuasa karena orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

Keperluan surat kuasa didalam suatu organisasi dapat dibedakan sebagai berikut.

1)      Untuk keperluan suatu intern  organisasi

Surat kuasa yang dipakai di lingkungan organisasi,data pribadi kedua belah pihak tidak perlu di cantumkan secara rinci.

2)      Untuk keperluan ekstern organisasi

Surat kuasa yang dipakai di luar organasasi,harus mencantumkan secara jelas dan rinci data pribadi pihak yang memberi kuasa dan pihak yang diberi kuasa,serta bentuk kekuasaan yang diberi kan lengkap dengan batas-batasnya.

      Syarat-syarat membuat surat kuasa adalah sebagai berikut.

1)   Surat kuasa yang bersifat perseorangan/pribadi,mencantumkan rincian data pribadi (nama,no.kartu identitas pekerjaan,alamat) dan tidak perlu mencantumkan nomor surat kuasa.

2)   Surat kuasa untuk mengambil gaji/honorium yang bernilai kurang dari lima ratus ribu rupiah tidak perlu diberi materai.

3)   Surat kuasa yang bersifat kedinasan harus mencantumkan no.surat kuasa,rincian datapribadi yang lengkap,serta diberi materai.

4)   Orang yang memberi kuasa dan yang menerima kuasaharus sudah dewasa,sehat rohani dan jasmani

5)   Surat kuasa dianggap sah apabila kedua beleh pihak,yaitu pemberi dan penerima kuasa telah menandatangani surat kuasa tersebut.

D.    Surat keterangan

Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal.

Menurut kepentingannya,surat keterangan dapat dibedakan menjadi empat macam yaitu,surat keterangan biasa,surat referensi,surat rekomendasi,dan surat pernyataan.Untuk selengkapnya,simak penjelasan berikut.

1)      Surat keterangan biasa adalah surat yang diberikan kepada seseorang yang isinya menerangkan tentang kegiatan sebagai warga masyarakat di tengah kesibukan sehari-hari.

Misalnya sebagai karyawan atau sebagai anggota suatu organisasi.

Isi pokok surat keterangan biasa adalah sebagai berikut.

a)      Data pribadi atau jabatan yang menerangkan.

b)      Data pribadi pihak yang diterangkan

c)      Isi keterangan (menerangkan apa).

d)     Tujuan keterngan dibuat (untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan).

e)      Penutup,umumnya berisi himbauan atau harapan agar pihak ketiga maklum.

2)      Surat referensi adalah surat keterangan dari pihak ketiga,yang berisi penilaian mengenai kepribadian,kelayakan,keahlian,dan kualifikasi pihak I yang bersifat rahasia,untuk kepentingan pihak II.

Surat referensi dapat dibedakan menjadi tiga macam,yaitu sebagai berikut.

a)      Surat referensi dagang,yaitu surat keterangan yang digunakan oleh pedagang yang ingin membeli barang secara kredit dalam jumlah besar.

b)      Surat referensi bank, yaitu surat keterangan yang digunakan oleh nasabah untuk mengajukan pinjaman/kredit multiguna pada bank.

c)      Surat referensi pribadi. Yaitu surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar pekerjaan dengan menunjukkan surat dari salah satu pejabat yang memberi keterangan positif mengenai identitas pelamar.

3)      Surat rekomendasi adalah surat keterangan dari pimpinan perusahaan yang diberikan kepada pihak I berisi data-data kepribadian yang positif,yang sudah diketahui terlebih dahulu daripada pihak II.

Perbedaan surat referensi dan surat rekomendasi terletak pada ketidakrahasiaan surat.Surat referensi diperoleh dengan menunjuk seseorang dan bersifat rahasia yang tidak diketahui oleh pihak pertama.Sedangkan surat rekomendasi diperolehdengan meminta langsung ke pimpinan perusahaan,tidak bersifat rahasia karena isi surat sudah diketahui langsung ke pimpinan perusahaan,tidak bersifat rahasia karena isi surat sudah diketahui oleh pihak I.Persamaan surat referensi dengan surat rekomendasi,yaitu pihak III tidak terikat dan tidak bertanggung jawab dengan permasalahan yang timbul dikemudian hari.

4)   Surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan mengenai keadaan seseorang atau instansi yang ditulis dengan sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Surat pernyataan yang berkaitan dengan aspek hokum harus ditulis diatas kertas segel atau kertas biasa yang dicantumkan materai. Perhatikan contoh surat pernyataan berikut:

e.       Surat memo dan nota dinas

Memo dan nota merupakan surat khusus yang dipergunakan secara intern dalam suatu unit organisasi , yang dilaksanakan oleh pejabat kantor.

Surat memo merupakan singkatan dari memorandum yang berasal dari kata memory (bahasa Inggris) yang berarti ingatan menyangkutkan sesuatu informasi bersifat mengingat, yang isinya berupa berita suibgkat mengenai perintah, pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan. Memo digunakan untuk memberikan petunjuk – petunjuk meminta/memberikan informasi yang bersifat mengingatkan. Nota berasal dari bahasa inggris yaitu note yang berarti catatan. Nota dinas merupakan berita singkat yang isinya berupa peringatan, penunjukkan atau keterangan secara resmi (dinas), bertujuan agar isi yang tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan sebaik – baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab. Nota digunakan dengan maksud meminta informasi, memberikan informasi, dan memberikan petunjuk – petunjuk.

Cara peredaran memo dan nota :

1)      Peredaran nota dilakuakan oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan (vertikal) atau antara pejabat – pejabat dalam suatu kantor;

2)      Peredaran memo dilakukan atasan kepada bawahan atau antara pejabat – pejabat yang setingkat.

Bentuk kop surat pada memo dengan nota berbeda. Kop surat pada memo tidak perlu mencantumkan identitas secara lengkap seperti alamat kantor, nomor telepon, dan bidang usaha, melainkan nama perusahaan atau unti organisasi saja. Sedangkan kop surat nota mencantumkan identitas secara lengkap.

f.       Surat edaran

Surat edaran (sirkuler) adalahsurat yang dibuatuntukmemberitahukansesuatu, yang ditujukankepadabeberapa orang/kantoratukepadabanyakpihak.

Suratedaranberdasarkantujuansasarannyadapatdibedakanmenjadiduamacam, yaitusebagaiberikut :

1)      Surat edaran untuk orang banyak yang jumlahnyaterbatasataubisadihitung. Misalnyasuratedaran di lingkungankantor, dari pemimpin kepada karyawannya atau pelanggan/nasabah. Bentuknya seperti surat biasa di mana begian- bagianya maupun isi surat ditulis dengan lengkap.

2)      Surat edaran untuk orang banyak tidak terbatas jumlahnya atau kepada masyarakat umum. Misalnya surat edaran bersifat promosi atau penawaran barang atau jasa. Bentuk surat edaran tidak perlu mencantumkan alamat seseorang, hanya menuliskan judulnya atau perihal.

g.      Surat pengantar

Surat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerima mengetahui sesuatu yang diterimanya.

Surat pengantar dapat berfungsi sebagai berikut :

1)      Pengantar orang, missal dapatmemperkenalkanseseorangmelaluisurat yang dibawa oleh orang itusendiriuntukmenghadap orang yang dituju.

2)      Pengantar berkas atau dokumen, misalnya berkas usulan kenaikan pangkat karyawan dari satu unit untukdiproseske unit lainnya agar diproseslebihlanjut.

3)      Pengantar barang, misalnya mengantarkan  barang paket kiriman dari penjual kepada pembeli.

Surat pengantar dibuat minimal rangkap dua. Satu kopi yang sudah ditanda tangan pihak penerima, akan dikembalikan kepada pengirim sebagai tanda bukti penerimaan barang. Syarat –syarat untuk membuat surat pengantar adalah sebagai berilkut :

1)      Harus mencantumkan nama dan alamat pengirim dan penerima sesuatu.

2)      Perlu mencantumkan no. surat pengantar

3)      Mencantumkan tempat dan tanggal pengantar

4)      Kolom dalam blanko terdiri dari :

         Nomor surat;

         Uraian;

         Banyaknya;

         Keterangan;

5)      Perlu mencantumkan nama yang berhak mengantarkan barang atau sesuatu.

6)      Perlu memberikan tempat tanda tangan dan nama terang yang menerima barang.

7)      Perlu dicap atau distempel dari instansi yang mengantar barang tersebut.

Perhatikan contoh surat pengantar berikut.

h.      Surat perintah

Surat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah (Bawahan) agar bawahan itu berbuat sesuatau atau tidak berbuat sesuatu sebagimana dijelaskan dalam surat perintah.

Bagian – bagian surat perintah adalah sebagi berikut :

1)      Bagian kepala surat terdiri dari : nama dan alamat unit organisasi petunjuk surat perintah dan nomor surat perintah.

2)      Bagian sisi surat perintah terdiri dari : nama, jabatan, dannomor induk pegawai dari orang yang mendapat perintah, unit organisasi, isi perintah, serta jangka waktu yang diperlukan dan keterangan lain.

3)      Bagian kaki surat perintah terdiri dari ; nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat perintah itu dibuat, jabatan pemberi perintah, nama terang dan nomor induk pegawai pemberi (bila surat resmi), stempel unti organisasi dan tembusan.

i.        Surat instruksi

Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk – petunjuk yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pemimpin. Surat instruksi biasanya digunakan di lingkungan pemerintahan  dan lingkungan swasta. Umumnya, surat instruksi ditujukan kepada banyak pihak, berbeda dengan surat perintah yang umumnya ditujukan kepada pihak tertentu saja.

j.        Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas sifatnya singkat, tapi jelas. Surat tuags hampir sama dengan surat perintah atau instruksikarena sama – sama dibuat berjudul, tetapi teknis pembuatan dan bunyi suratnya berbeda. Surat perintak atau instruksi mempunyai pertimbangan tertentu (konsideransi), yaitu hal – hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah atau instruksi, sedangkan surat penugasan tidak mempunyai konsiderans, isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang melandasi pemberian tugas.

2.      Surat niaga

Surat niaga digunakan seseorang atau organisasi untuk menyampaikan berita informasi yang berhubungan dengan perniagaan. Dunia niaga atau bisnis adalah dunia yang penuh kesibukan di mana waktu adalah sebuah uang dan dalam bertindak akan selalu berdasarkan efisien dan efektivitas. Seringkali sebuah berita yang dituangkan dalam surat niaga akan lebih efektif dan tepat sasaran karena memuat data – data penting yang akurat, jika dibandingkan berita tersebut disampaikan melalui telepon atau lisan. Seperti : jual beli produk atau informasi data – data yang berhubungan denga perdagangan atu bisnis pada umumnya.

Surat niaga yang sering digunakan ada sepuluh jenis, yaitu sebagai berikut.

a.       Surat perkenalan

Surat yang isinya perkenalan hasil produksi suatu perusahaan denga keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli.

Syarat – syarat membuat surat perkenalan adalah sebagai berikut.

1)      Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat, tetapi padat.

2)      Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, bidang usahanya, dan manfaat atas barang yang diperkenalkan.

3)      Mencantumkan kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.

4)      Memberikan gambran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai.

5)      Mencantumkan pekerjaan/proyek yang pernah ditangani.

6)      Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya.

7)      Khusus untuk instansi pemerintah perlu dilampirkan Tanda Daftar Rekenan (TDR), Surat Izin Usaha perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

 

b.      Surat permintaan penawaran

Surat permintaan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli ayng dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan catalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.

Surat permintaan penwaran merupakan tahap awal dari proses terjadimya transaksi bisnis, karena ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan dibeli, maka akan ada respon dari penjual untuk menerangkan hal – hal apa yang diketahui oleh calon pembeli.

Surat permintaan penawaran dibuat dalam bahasa yang sederhana tetapi isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti, apa yang diinginkan oleh calon pembeli.

Langkah – langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut .

1)      Menetapkan lebih dulu jenis barang apakah yang diperlukan.

2)      Menentukan kapan barang tersebut diperlukan.

3)      Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.

4)      Menanyakan pemberian potongan harga.

5)      Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang.

6)      Menentukan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan itu.

7)      Menanyakan kemudahan yang diperolah pembeli sperti service gratis, garansi, dan layanan purna jual (after sales service).

8)      Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual.

9)      Meminta daftar harga, leaflet, brosur, catalog, sample, atau monster barang yang akan dibutuhkan.

c.       Surat penawaran

Surat penawaran adalah surat daripenjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa.

Surat penawaran ada dua macam. Yaitu sebagai berikut.

1)      Penawaran atas inisiatif penjual yang mempunyai kedudukan lemah, karena surat tersebut belum tentu diharapkan oleh calon pembeli.

2)      Penawaran sebagai balasan dari surat permintaan penawaran, yang isinya terikat dan terbatas hanya pada menerangkan hal-hal yang ditanya oleh calon pembeli.

Cara menyusun surat penawaran yang bail dan efektif.

1)      Mepergunakan gaya bahasa yang menarik, agar menimbulkan minat calon pembeli.

2)      Merinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar – gambar, untuk menghindari keraguan calon pembeli.

3)      Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan keharusan untuk memilikinya.

4)      Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, dan penyerahan barang.

5)      Memberikan potonga harga yang menarik dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan.

6)      Mencantumkan sifat penawarannya (penawaran bebas, penawaran terikat, penawaran berjangka).

         Penawaran bebas adalah apabila sewaktu –waktu terjadi perubahan harga barang yang ditawarkan, maka tidak perlu memberitahuakan terlebih dahulu.

         Penawaran terikat adalah penawaran tetap, yaitu apabila terjadi perubahan di kemudian jahri, maka harus diberitahukan terlebih dahulu.

         Penawaran berjangka adalah penawaran hanya berlakupada waktu tertentu.

d.      Surat pesanan

Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar harga. Surat pesanan adalah surat pembeli, sehingga kedudukannya kuat. Tetapi sebelum melakukan pembelian, pembeli harus mempertimbangkan hal – hal berikut.

1)      Apakah harga yang ditawarkan sesuai atau tidak, sehingga nantinya dapat digunakan perusahaan atau tidak.

2)      Syarat – syarat yang ada dalam surat penawaran, apakah dapat diterima atau tidak.

3)      Keadaan keungan, apakah persediaan uang mencukupi atau tidak, apakah barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan.

Semua hal yang dipertimbangkan tersebut, bertujuan agar jangan sampai mengakibatkan perusahaan menderita kerugian. Bila segala sesuatu sudah jelas dan keuangan sudah mencukupi, barulah membuat surat pesanan

e.       Surat konfirmasi pesanan

Setelah menerima surat pesanan atau via telepon/faks dari calon pembeli, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut. Caranya ialah dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.

Surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat pesanan atau via telepon dari pemesan, tentang pesanan yang terdiri dari nama barang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya, seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran. Kemudian surat tersebut dikirimkan kepada pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan, serta ketentuan jual beli yang diinginkan penjual seperti yang dicantumkan di dalam surat konfirmasi itu.

jika pesanan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh pemesan, maka pemesan harus membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi itu sebagai tanda persetujuan pembelian. Kemudian lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan, yang fungsinya sama dengan surat pesanan. Sehingga penjual tidak ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan barangnya kepada pemesan.

f.       Surat penolakan pesanan

Apabila terjadi pemesanan barang/jasa tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena ada suatu masalah, maka pihak penjual segera mengirimkan surat penolakan pesanan, jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama. Isi surat surat penolakan pesanan harus diungkapkan dengan bijaksana dan menyatakan penghargaan atas pesanan tersebut, yaitu dengan cara mengucapkan terima kasih kepada pembeli serta memberikan alasan yang logis mengenai penolakan pesanan, dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjaga.

Alasan penjual menolak pesanan sebagai berikut.

                                                            1)      Persediaan barang yang dipesan tidak mencukupi atau barangnya sudah habis.

                                                            2)      Tidak adanya kecocokan antara penjual dengan pembeli mengenai cara pembayaran atau penyerahan barang.

                                                            3)      Terjadinya kenaikan harga barang.

g.      Surat pengiriman pesanan

Apabila antara pihak penjual dan pembeli sudah ada kesepakatan dalam persyaratan jual beli, maka barulah dapat dilaksanakan pengiriman pesanan. Surat pengiriman pesan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang isinya memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pesanan sudah diterima.

Surat pengiriman pesanan untuk pembeli harus disertai dengan surat pengantar barang yang berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan barang, yang nantinya harus ditandatangani oleh pemesan. Apabila saat pengiriman barang jaraknya cukup jauh, maka diperlukan dokumen yang lengkap, tidak hanya surat pengantar barang saja.

Fungsi surat pengiriman pesanan adalah sebagai berikut.

1)      Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan telah dilayani dengan balk.

2)      Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang.

3)      Sebagai alat untuk mengecek cocok tidaknya barang yang dipesan dengan barang yang dikirim.

4)      Sebagai alat untuk menagih bila pembeli lupa melakukan pembayaran atau tidak mau membayar.

5)      Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan.

Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan dengan keterangan-keterangan berikut.

1)      Barang yang akan dikirim tersebut berdasarkan order yang mana.

2)      Jenis barang apa saja yang dikirim.

3)      Berapa jumlah barang yang dikirim.

4)      Cara pengangkutan barang.

5)      Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan.

Untuk beberapa kasus tertentu, penjual harus melampirkan dokumen yang berhubungan dengan surat pengiriman barang, misalnya:

1)      Jika pengiriman biasa, surat pengiriman pesanan harus dilampirkan faktur dan surat pengantar;

2)      Jika pengiriman barang menggunakan perusahaan angkutan (darat, laut, darat), surat pengiriman pesanan harus dilampirkan surat muatan barang atau surat angkutan barang. Surat angkutan barang berbeda-beda sesuai dengan alat angkutnya, yaitu:

        Surat jalan, bila barang diangkut dengan kendaraan darat;

        Bill of lading (B/L) atau konosemen bila barang diangkut dengan kapal laut;

        Air way bill (AWB), bila barang diangkut dengan kapal laut;

3)      Jika pengiriman barang dalam peti, surat pengiriman pesanan harus ditampirkan packing list atau daftar perincian barang yang dalam peti;

4)      Jika pembayaran dilakukan sebagian atau seluruh harga barang, surat pengiriman pesanan harus dilampirkan kuitansi;

5)      Jika barang yang dikirimkan diasuransikan, surat pengiriman pesanan harus dilampirkan polis/surat pertangung asuransi.

h.      Surat pangaduan/penundaan

Setiap perusahaan pasti akan berusaha bekerja dengan teliti dan secermat mungkin sehingga semuanya selesai dengan baik dan sempurna. Namun, dalam prakteknya saat pengiriman barang kepada pemesan dilakukan, kadang tak dapat dihindari adanya kesalahan, kekurangan/kerusakan dalam pengepakan atau keterlambatan pengiriman. Sehubungan dengan hal ini, pembeli/pemesan dapat mengajukan surat pengaduan atau surat klaim. Surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.

Dalam penyusunan surat pengaduan hendaknya menyampaikan alasan yang kuat, seperti:

1)      menyebutkan dengan jelas barang yang rusak, kualitas salah, jumlah yang tidak sesuai, dan lain-lain;

2)      memberikan bukti-bukti tentang hal yang tidak memuaskan karena kesalahan/kelalaian penjual, misalnya barang terlambat datang atau hilang;

3)      menyebutkan macam-macam penyelesaian yang dikehendaki, misalnya:

  minta potongan harga (rafaksi);

  minta penggantian barang;

  minta ganti rugi;

  meretour (mengembalikan) barang yang dipesan;

  membatalkan pembelian.

Untuk memudahkan penyelidikan dan penyelesaiannya, dapat dilihat dari sumber terjadinya kesalahan/kekeliruan, yaitu pihakpenjual.pihak pengiriman barang, atau pihak pembeli itu sendiri.

i.  Surat pengiriman pembayaran

Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli, untuk  memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan. Surat pengiriman pembayaran dilaksanakan oleh pembeli apabila barang kiriman dari penjual lancar, sudah tidak ada penyimpangan dan permasalahan. Jika terjadi penyimpangan dengan pesanan, pembeli harus segera memberitahukan kepada penjual, agar penjual dapat menemukan solusi untuk langkah selanjutnya. Jangan sampai terlambat memberitahukan permasalahan karena akan menimbulkan kesulitan dalam pengurusan klaim. Isi surat pengiriman pembayaran adalah sebagai berikut.

1)      Jumlah barang yang diterima.

2)      Harga faktur, yaitu harga yang harus dibayar.

3)      Waktu pembayaran.

4)      Cara pembayaran.

5)      Besarnya pembayaran.

6)      Bukti pembayaran.

Dalam menyusun surat pengiriman pembayaran, perlu diperhatikan hal-hal berikut.

1)      Lihat kembali isi surat pengiriman barang.

2)      Periksaiah jumlah uang yang akan dibayarkan.

3)      Lampirkan bukti pembayaran.

4)      Jelaskan cara pembayaran.

5)      Beri alasan jika tidak dapat membayar penuh.

j. Surat penagihan

Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.

Penulisan surat penagihan hendaklah dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana dengan mempergunakan kata-kata yang sopan. Pihak penjual/kreditur harus mengetahui alasan debitur tidak membayar utangnya tepat pada waktunya mungkin disebabkan pembeli lupa, kesulitan dalam hal keuangan, atau mendapatkan musibah yang menimpa dirinya. Surat penagihan hendaknya memperlihatkan tujuan yang pasti, tetapi dengan tindakan yang hati-hati dalam memperingatkan agar mendapatkan hasil dalam penagihan serta tidak sampai merusak hubungan yang baik. Tujuan penagihan bukan semata-mata mendapatkan uang, melainkan untuk mempertahankan hubungan baik dengan pihak pembeli. Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagihan adalah sebagai berikut.

1)      Menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah berlalu.

2)      Besar tunggakan yang harus dibayar/dilunasi.

3)      Tanggal transaksi dan no. faktur yang sudah berlalu.

4)      Cara pengiriman/pembayaran uang yang diinginkan oleh pembeli.

5)      Menyebutkan hal lain, berupa peringatan atau ancaman (bila perlu).

Pengiriman surat penagihan dapat dilakukan beberapa tahap, yaitu sebagai berikut.

1)      Surat penagihan pertarna, berisi peringatan kepada pelanggan akan sesuatu kewajiban yang telah jatuh tempo lewat waktunya.

2)      Surat penagihan kedua agak lebih tegas dari yang pertama.

3)      Surat penagihan ketiga dengan melarnpirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya menegaskan dan disertai dengan peringatan yang keras kapan pembeli dapat melunasi tunggakan, kreditur akan menagih melalui inkaso bank.

4)      Surat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang lebih keras, yaitu berupa ancaman kepada debitur akan mengadukan kepada pihak yang berwajib.

C. Surat Pribadi

1.      Pengertian Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Walaupun saat ini sudah hanyak alat komunikasi yang canggih, seperti telepon, telepon genggam {Hand phone}, Internet dan sebagainya, namun seringkali Anda masih sangat memerlukan surat sebagai alat komunikasi yang dapat membantu Anda dalam mengungkapkan perasaan dengan panjang lebar kcpada orang lain, seperti kepada orang tua, sahabat, teman dan anggota keluarga lainnya.

Dalam penulisan surat pribadi, tidak banyak aturan-aturan khusus yang mengikat seperti dalam penulisan surat resmi atau surat dinas. Hal ini tergantung kepada pribadi masing-masing. Hanya saja yang perlu diperhatikan dalam pcnulisannya adalah dari segi tala hahasanya dan etika sopan santun sehingga surat tcrsehut tetap dapat dilihat sebagai sarana komunikasi yang indah dan baik bila Anda membacanya.

Ada beberapa hal yang membedakan antara surat pribadi dan surat resmi, yaitu sebagai berikut.

a.       Penulisan surat pribadi menggunakan kata "saya" karena penulisan tidak mewakili organisasi.

b.      Tidak memakai kepala surat, nomor surat, jabatan, atau simbol-simbol organisasi.

c.       Isi surat biasanya cukup panjang dan herisi masalah pribadi.

d.      Bentuk surat tidak ada aturan khusus (bebas)

2.         Macam-Macam Surat Pribadi

Ada dua macam surat pribadi, yaitu surat pribadi yang bersifat kedinasan dan kekeluargaan.

a.       Surat pribadi yang bersifat kedinasan (setengah resmi)

Surat pribadi yang bersifat kedinasan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan kepada suatu organisasi/lembaga/instansi yang isinya menyangkut masalah pribadi dan kerja. Contohnya surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja, dan surat izin tidak masuk sekolah.

b.      Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan

Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan kepada orang lain (kerabat atau teman) dan isinya biasanya bersifat kekeluargaan. Contohnya surat dari anak kepada orang tuanya, surat dari sahabat, surat undangan pernikahan, surat ucapan selamat, dan surat ucapan belasungkawa.

3.      Surat Lamaran Pekerjaan

a.       Pengertian surat lamaran pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan kepada perusahaan berisi tentang permohonan untuk memperoleh pekerjaan sesuai dengan jabatan yang ditawarkan serta kemampuan yang dimiliki oleh si pelamar. Surat lamaran Anda bukanlah satu-satunya surat yang akan dibaca oleh perekrut yang bertugas menyeleksi surat-surat lamaran, apalagi jika Anda mengirim surat lamaran berdasarkan massa. Mungkin saja bukan hanya satu surat lamaran, tapi bisa puluhan, ratusan, bahkan ribuan surat lamaran yang akan dibaca olehperekrut lamaran. Untuk itu, kecermatan dan keahlian Anda meramu surat lamaran akan sangat menentukan apakah surat Anda akan ditindaklanjuti atau diabaikan. Sural lamaran sangat penting bagi si pelamar maupun perusahaan, karena melalui surat inilah si pelamar dapat menunjukkan kepada pihak perusahaan tentang segala hal yang dimiliki oleh si pelamar terutama tentang pengetahuan, kepribadian, dan keahlian yang surat lamaran dapat mcnjadi panduan dalammencari dan menjaring siapa saja yang layakuntuk menjadi calon karyawan. Oleh karena itu agar terkesan baik, si pelamar harus dapat memhuat surat  lamaran pekerjaan dengan haik pula.

Cara mengetahui informasi tentang lowongan pekerjaan.

1)      Lihat informasi tentang lowongan pekerjaan di berbagai media massa.

2)      Kunjungi pameran-pamoran hursa kerja.

3)      Jelajahi internet karena berhagai perusahaan menggunakan internet dalam merekrut karyawannya, dan bergabunglah dengan situs yang menyediakan informasi mengenai berbagai lowongan pekerjaan.

4)      Hubungi teman atau relasi dan tanyakan mengenai informasi lowongan pekerjaan yang Anda cari.

5)      Hubungi headhunter (pencari SDM) atau out sourcing dan kirimkan kualifikasi diri.

6)      Datangi langsung perusahaan-perusahaan dan tanyakan tentang lowongan pekerjaan yang tersedia di perusahaan tersebut.

Umumnya, pengusaha mengharapkan kualitas terbaik bagi karyawannya. Kriteria karyawan yang diharapkan oleh pengusaha adalah sebagai berikut.

1)      Seseorang yang responsifdan berinisiatif, serta berfikir sebelum bertindak.

2)      Terampil bekerja dan tidak birokratis.

3)      Cerdas (smart) dan pandai bergaul (luwes)

4)      Tidak mudah stres, serial, jujur, dan dapat dipercaya.

5)      Memahami komputer (internet) dengan baik.

6)      Memiliki banyak hubungan (relasi).

7)      Loyal kepada atasan dan perusahaan.

8)      Berpenampilan menarik.

9)      Dapat berbahasa Inggris lisan maupun tulisan.

b. Isi pokok dan tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan

Isi pokok dalam surat lamaran pekerjaan harus mencantumkan sumber informasi lowongan pekerjaan, posisi jabatan yang diinginkan, data pribadi, serta melampirkan bukti-bukti pendukung, misalnya ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat.

Surat lamaran harus mengikuti tata cara yang ditetapkan. Tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan adalah sebagai berikut.

1)      Gunakan kertas ukuran standar. Ukuran kertas standar yang biasa digunakan adalah A4 atau kuarto (/etter).

2)      Gunakan kertas HVS warna putih atau kertas double folio. Hindari menggunakan kertas berwarna.

3)      Gunakan tinta hitam, karena warna hitam merupakan warna standar yang digunakan dalam kegiatan administrasi.

4)      Tulis surat lamaran dalam satu halaman saja dan buatlah dengan jelas, singkat, dan padat.

5)      Tunjukkan rasa percaya diri, tetapi jangan terkesan sombong. Hindari surat lamaran yang meminta belas kasihan, seperti dengan menceritakan masalah pribadi.

6)      Gunakan kaidah berbahasa yang baik dan benar. Walaupun surat lamaran pekerjaan tergolong ke dalam surat pribadi, tetapi bukan berarti bahasa yang digunakan merupakan bahasa sesuai dengan keinginan pribadi. Penggunaan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan) tetap harus dilakukan. Misalnya, gunakan kata "saya" untuk menyebut diri Anda dan gunakan kata "Bapak/lbu" untuk menyapa pimpinan perusahaan.

7)      Gunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami. Hindari menggunakan kata-kata atau istilah asing yang tidak umum dan sulit dimengerti.

8)      Hindari mengirimkan surat lamaran pekerjaan hasil fotokopi. Memang lebih mudah dan hemat apabila Anda membuat satu surat lamaran dan kemudian difotokopi, sehingga apabila ingin mengirim surat lamaran lagi tidak perlu membuat surat yang baru.

9)      Sebelum surat lamaran dikirimkan, periksa kembali untuk memastikan apakah surat lamaran sudah benar-benar ditulis dengan menggunakan ejaan, kata-kata, atau istilah yang tepat atau belum. Termasuk dalam hal ini adalah kelengkapan surat yang lain, seperti daftar riwayat hidup dan lampiran pendukung lainnya.

Surat lamaran merupakan kesan pertama diri si pelamar. Oleh karena itu, beberapa hal berikut harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut.

•  jangan bertele-tele.

• Jangan menggunakan bahasa yang tidak sopan.

• Jangan terlalu banyak menggunakan singkatan dan bahasa asing yang tidak umum.

•  Jika tidak diminta, jangan menentukan gaji.

c.       Sumber informasi tentang lowongan pekerjaan

Sumber informasi mengenai lowongan pekerjaan dapat dicari/diperoleh dari ikian di media massa, seperti: majalah, surat kabar, TV, dan radio, brosur/selebaran, teman/sahabat, bursa kerja, internet, datang langsung ke perusahaan, atau pameran.

4. Daftar Riwayat Hidup

Daftar riwayat hidup (curriculum vitae) adalah daftar yang memuat keterangan atau informasi tentang si pelamar. Apabila pihak perusahaan ingin mengetahui tentang diri si pelamar, maka daftar riwayat hidup ini dapat membantu mereka. Daftar riwayat hidup ini disertakan sebagai lampiran dalam membuat surat lamaran kerja.

Komponen-komponen penting pada daftar riwayat hidup

a.    Komponen-komponen penting pada daftar riwayat hidup adalah sebagai berikut.

      Data pribadi, mencakup nama, tempat dan tanggal lahir, alamat, agama, serta informasi lain yang terkait dengan kondisi pribadi.

      Pendidikan, berisi keterangan tentang pendidikan yang telah ditempuh mulai dari pendidikan dasar sampai dengan jenjang pendidikan terakhir, lengkap dengan tahun serta nama dan alamat sekolahnya.

      Pengalaman kerja, berisi keterangan tentang pengalaman kerja yaitu tentang jenis pekerjaan atau jabatan, nama perusahaan tempat bekerja dan lamanya waktu pengalaman kerja.

      Informasi lain seperti hobi, prestasi, dan sebagainya.

b.   Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan daftar riwayat hidup

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan daftar riwayat hidup adalah sebagai berikut.

1)   Gunakan kertas putih polos yang balk dan berukuran A4 atau kuarto (letter} atau sesuai dengan kertas yang digunakan dalam menulis surat lamaran pekerjaan.

2)   Gunakan format standar surat resmi, huruf dengan ukuran dan jenis standar misalnya Times New Roman serta berwarna hitam.

3)   Cantumkan identitas pribadi yang bersifat umum, jangan terlalu pribadi.

4)   Cantumkan status perkawinan (menikah, belum menikah, atau bercerai).

5)   Cantumkan latar belakang pendidikan baik formal maupun informal, mulai dari tingkatan yang paling tinggi atau sebaliknya, termasuk tahun kelulusan dan nama instansi.

6)   Lampirkan pas foto terbaru. Sebaiknya gunakan pas foto berwarna, terbaru dan berpakaian formal. Ukuran foto yang digunakan umumnya 3x4 atau 4x6.

7)   Jika ada, cantumkan referensi, yaitu orang yang bisa dihubungi oleh pihak penyeleksi untuk menanyakan hal-hal penting seputar diri Anda (biasanya nama atasan di mana Anda bekerja sebelumnya).

8)   Jika ada, cantumkan pengalaman kerja. Berikan deskripsi singkat tentang pekerjaan Anda pada perusahaan sebelumnya sebanyak-sebanyaknya tiga perusahan terakhir berikut pangkat, jabatan, jenis pekerjaan, dan periode kerja.

9)   Cantumkan pengalaman lain yang menunjang dan berhubungan dengan spesialisasi Anda. Jika Anda adalah seorang teknisi bidang kimia, maka pengalaman sebagai juara t lomba menyanyi tidak perlu dicantumkan.

Daftar riwayat hidup dapat dibuat sendiri, tetapi ada juga yang telah disediakan perusahaan/ kantor. Jika perusahaan sudah memilih formulir daftar riwayat hidup, pelamar tinggal mengisinya.